Surat Niaga: Pengertian, Fungsi, Ciri-ciri, Jenis, dan Contohnya

JAKARTA, KOMPAS.com - Surat niaga adalah istilah yang barangkali sudah tidak asing bagi para pelaku usaha. Hal ini karena surat niaga adalah surat yang sering digunakan untuk keperluan bisnis.

Sederhananya, surat niaga adalah surat resmi yang dibuat dengan tujuan mencari keuntungan dari berbagai aktivitas bisnis.

Surat niaga digunakan untuk mempermudah kegiatan komunikasi perniagaan antar-bisnis atau perusahaan. Karena itu, surat niaga sering disebut sebagai surat dagang atau surat bisnis.

Baca juga: Kenapa Ekonomi China Lesu, tetapi AS Lebih Baik?

Dalam pengertian lain, surat niaga adalah surat atau dokumen tertulis yang digunakan dalam transaksi bisnis atau perdagangan antara dua pihak atau lebih.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), surat niaga adalah surat untuk niaga, seperti surat jual beli, kuitansi, surat penawaran, dan surat penagihan.

Biasanya, pihak yang membuat surat niaga adalah perseorangan, perusahaan atau badan usaha.

Contoh-contoh surat niaga yang umum digunakan dalam dunia bisnis mencakup surat penawaran, surat pemesanan, surat kontrak, surat faktur, surat pengiriman, surat pemberitahuan pembayaran, surat pengaduan, dan sebagainya.

Baca juga: Dorong Kredit, BI Perkuat Insentif Likuiditas Bank

Setiap jenis surat niaga memiliki tujuan dan format yang khusus sesuai dengan keperluannya dalam transaksi bisnis.

Fungsi surat niaga

Dilansir dari Gramedia.com, beberapa fungsi surat niaga adalah sebagai berikut:

• Sebagai bukti nyata hitam di atas putih, khususnya surat-surat perjanjian.
• Sebagai alat pengingat, sebab surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika memang dibutuhkan.
• Sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.
• Sebagai pedoman kerja dalam menjalankan tugas.
• Sebagai alat promosi.
• Sebagai bahan untuk mengambil suatu keputusan.
• Sebagai bukti dari sejarah.

Ciri-ciri surat niaga

Adapun ciri-ciri surat niaga pada umumnya yaitu:

• Surat niaga selalu berkaitan dengan hal bisnis atau perdagangan.
• Surat niaga dibuat secara resmi dengan bahasa baku dan ketentuan penulisan surat yang baik.
• Surat niaga menggunakan kata-kata yang baik dan persuasif untuk menarik perhatian.
• Menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas dan mudah dimengerti.
• Surat niaga cenderung menggunakan bentuk formulir agar lebih efisien, hemat waktu, tenaga, dan biaya.

Baca juga: BI Sebut SRBI Bakal Jaga Nilai Tukar Rupiah